Fakturanummer regler

Denne artikel giver en komplet vejledning til de gældende regler og bedste praksis for fakturanummerering. Vi gennemgår de vigtigste juridiske krav og bedste fremgangsmåder.

Vigtigheden af at følge regler for fakturanumre

Fakturanumre spiller en central rolle i en virksomheds bogføring og lovpligtige dokumentation. Det er derfor afgørende, at man følger de gældende regler nøje. Manglende overholdelse kan medføre alvorlige konsekvenser for din virksomhed, såsom bøder og forsinkelser i momsafregning.

Juridiske krav til fakturanummerering

Ifølge den gældende lovgivning skal fakturanumre være unikke og fortløbende for at sikre korrekt regnskabsføring. Dette indebærer, at du ikke må genbruge et fakturanummer, medmindre det sker under særlige omstændigheder, eksempelvis uden for samme regnskabsår. Derudover skal fakturaer indeholde en række obligatoriske oplysninger, såsom udstedelsesdato, købers navn og adresse, sælgers CVR-nummer og en detaljeret oversigt over de solgte varer eller ydelser.

Konsekvenser af forkert nummerering

Hvis din virksomhed ikke overholder reglerne for fakturanummerering, kan det have alvorlige konsekvenser. SKAT kan pålægge bøder, og du kan risikere forsinkelser i momsafregningen. Derudover kan det skabe rod i regnskabet og besværliggøre revisionen, hvilket kan medføre yderligere administrative udfordringer.

Fakturanummer formater og eksempler

Når det gælder formater, findes der flere standarder, der afhænger af branche og behov. Nogle virksomheder vælger fortløbende numre, hvor hver faktura får et unikt nummer i en logisk rækkefølge. Andre bruger datobaserede numre, hvor fakturanummeret indeholder en reference til udstedelsesdatoen. Uanset hvilket fakturanummererings-system du vælger, er det afgørende at undgå typiske fejltyper, der kan skabe uorden og komplikationer.

Forskellige formater

Afhængigt af virksomhedens behov og branchespecifikke krav, kan fakturanumre have forskellige udseender og opbygning. Her er nogle af de mest almindelige formater:

1. Fortløbende numre (fx 1001, 1002, 1003)
2. Datobaserede numre (fx 2023-04-01, 2023-04-02)
3. Kombinerede numre (fx 2023-001, 2023-002)
4. Alfanumeriske numre (fx A001, A002, B001)
   
   

Fejl at undgå ved fakturanummerering

Uanset hvilket fakturanummer format du vælger, er det vigtigt at undgå typiske fejltyper, der kan skabe rod i din nummerering og rækkevidde. Her er nogle almindelige problemer at være opmærksom på:

• Huller i nummerserien (fx 1001, 1003, 1005)
• Genbrugte eller duplikerede fakturanumre
• Ulogiske kombinationer af tal, datoer og tegn
• Manglende konsistens i opstilling af fakturanumre

Ved at være opmærksom på disse fejltyper og implementere et struktureret fakturanummerering-system, kan du undgå megen besvær og sikre at dine fakturaer lever op til de gældende krav og forventninger.

Sådan opretter du en korrekt system

Uanset format er det væsentligt, at du implementerer et system, der sikrer kontinuitet og forhindrer fejl. Digitalisering kan her være en stor fordel, da det muliggør automatisering og minimerer risikoen for manuelle fejl.

Når du har defineret din nummerserie, handler det om at integrere den i din samlede fakturaproces. Det kan involvere opsætning af dine økonomisystemer, instruktioner til medarbejdere eller procedurer for at sikre, at fakturanumre tildeles korrekt og konsekvent. En velplanlagt og implementeret fakturanummerering er med til at skabe overblik, effektivitet og efterlevelse af lovkrav i din virksomhed.
Dette vil oftest ikke være noget, du skal bruge lang tid på, hvis der faktureres gennem et moderne bogføringssystem – systemer som E-conomic og Dinero håndterer det meste automatisk.