Menu Luk

Lovændringer om opbevaring af selskabsdokumenter

clause-2546124_1920

Lovændringerne blev vedtaget af Folketinget 19. maj 2020 og trådte i kraft 1. januar 2021. En af de væsentligste ændringer er, at virksomheder fremover er forpligtet til at opbevare en række selskabsdokumenter i 5 år – ellers risikerer de at blive tvangsopløst. Den samlede betegnelse for ændringerne i bl.a. årsregnskabsloven, selskabsloven og revisorloven er “Kontrolpakken”.

Kontrolpakken er indført for at gøre det nemmere for myndighederne at bekæmpe økonomisk svindel og skatteunddragelse. Det skal give Erhvervsstyrelsen bedre kontrolmuligheder og mulighed for at tvangsopløse virksomheder, der ikke følger reglerne.

Selskabsretlige dokumenter
De selskabsdokumenter, der skal opbevares, er de selskabsretlige dokumenter, som virksomheden
allerede er forpligtet til at udarbejde jf. Selskabsloven. Som eksempler kan nævnes:

• Stiftelsesdokument
• Vedtægter
• Dokumentation for indbetaling af selskabskapital
• Forretningsorden
• Generalforsamlingsreferater
• Ejerbog
• Vurderingsberetning

Opbevaring
Selskabsdokumenterne kan opbevares enten på papirform eller elektronisk på betryggende vis. Det
vigtigste er, at de til enhver tid kan findes frem og i rimeligt omfang er beskyttet med tyveri, brand
og lignende. Dokumenter i papirform skal befinde sig i Danmark og der skal løbende tages backup af elektroniske dokumenter. Virksomhedens direktion er ansvarlig for at opbevare og kunne fremvise selskabsdokumenterne korrekt.

Hvem er omfattet
Kontrolpakkens regler gælder for kapitalselskaber hørende under Selskabsloven, og tilsvarende for virksomheder under Erhvervsvirksomhedsloven (såsom andelsselskaber og andre virksomheder medbegrænset ansvar, der ikke er omfattet af Selskabsloven eller lov om erhvervsdrivende fonde) samt interessentskaber og kommanditselskaber.

Konsekvens
Hvis virksomheder ikke opbevarer dokumenterne korrekt i hele femårsperioden og kan fremvise dem på forlangende, eller hvis dokumenterne viser sig at være mangelfulde, vil virksomheden typisk få et påbud om at bringe forholdene i orden. Såfremt dette ikke sker, kan Erhvervsstyrelsen i sidste ende tvangsopløse virksomheden.

Ønsker du at læse mere kan det fulde overblik over lovpakken findes på retsinformation.dk.